Report de trop d'heures réalisées

Lorsque les employés ont accumulé plus d'heures que nécessaire, les heures peuvent être reportées sur la nouvelle année civile. Cette possibilité dépend des exigences (légales) en matière de formation continue et, bien entendu, de l'activation de ce poste.

Quelles sont les possibilités de transfert d'heures ?

Il existe deux manières de transférer des heures :

• Automatiquement
• manuellement.

Comment fonctionne le transfert automatique d'heures ?

Pour gérer les paramètres du transfert d'heures, allez dans Gérer et sélectionnez l'abonnement Up-to-date souhaité.

Vous pouvez y définir le nombre d'heures pouvant être transférées automatiquement pour chaque module de connaissances. Le nombre maximum d'heures pouvant être transférées est fonction des exigences légales en matière de formation continue. Vous ne pouvez donc jamais transférer plus d'heures que ce qui est autorisé.

Le nombre d'heures fixé pour chaque module de connaissance s'applique à tous les employés pour lesquels les modules de connaissance concernés ont été activés. Il n'est pas possible de le fixer individuellement ou par Teams.

Après le transfert, les heures sont également immédiatement visibles dans le Moniteur de connaissances et le Compliance Monitor de la nouvelle année. Et bien sûr aussi sur l'attestation lorsque vous la générez pour la nouvelle année.  

Le nombre d'heures transférées est donc le nombre de départ pour la nouvelle année civile.

Toutes les heures autorisées sont-elles automatiquement transférées ?

Pas du tout ! Si un salarié a un excédent d'heures inférieur à celui qui peut être reporté, seules les heures excédentaires seront reportées. Ainsi, aucune heure n'est transférée si elle n'est pas disponible en tant qu'excédent. Cela permet de s'assurer que le salarié respecte toujours les heures et les exigences légales en matière de formation complémentaire.  

Exemple

Supposons qu'un salarié doive effectuer un minimum de 30 heures par an pour satisfaire aux exigences légales en matière de formation en cours de service. Le salarié a atteint 35 heures et le chef d'entreprise a fixé un maximum de 10 heures à reporter. Dans cet exemple, un maximum de 5 heures sera reporté à l'année suivante. 

Le salarié continue donc à satisfaire aux exigences légales avec 30 heures et commence la nouvelle année avec 5 heures de formation continue.

Quand les heures sont-elles transférées ?

Le transfert automatique est fixé au 1er janvier de chaque année. APRES avoir généré l'attestation annuelle. En effet, malgré le transfert des heures, celles-ci ont été obtenues l'année précédente. Cela signifie que les heures figurent sur l'attestation de l'année à partir de laquelle elles ont été transférées. 

Les heures transférées peuvent-elles être retransférées ?

Une fois que le transfert a eu lieu, le nombre d'heures transférées ne peut pas être modifié rétrospectivement. Bien entendu, pour une année civile ultérieure, le nombre d'heures à reporter peut être réinitialisé et/ou ajusté à nouveau. 

Les employés peuvent-ils transférer manuellement des heures ?

Comme vous le savez peut-être, les employés peuvent utiliser la fonction Skills pour ajouter des formations suivies ailleurs. Ils peuvent également utiliser cette fonction pour transférer des heures manuellement. 

Une aubaine pour les situations où vous souhaitez transférer des heures de manière fortuite et non automatique. Grâce à la fonction Paramètres prioritaires, vous pouvez également bloquer le transfert manuel d'heures.

Qui peut gérer les paramètres du transfert d'heures ?

Vous pouvez déterminer qui peut gérer les paramètres du contrôle de l'avancement. Pour ce faire, vous disposez des options suivantes :

• Administrateur : l'administrateur est autorisé à modifier les paramètres. Il s'agit du paramètre par défaut.
• Manager Up-to-date : les managers Up-to-date sont autorisés à modifier les paramètres.