Übertragen Sie zu viele erreichte Stunden

Wenn Arbeitnehmer mehr Stunden als nötig geleistet haben, können die Stunden auf das neue Kalenderjahr übertragen werden. Ob dies zulässig ist, hängt von den (gesetzlichen) Weiterbildungsanforderungen und natürlich von der Aktivierung dieser Stelle ab.

Welche Möglichkeiten der Übertragung von Stunden gibt es?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Stunden zu übertragen:

• Automatisch
• Manuell

Wie funktioniert die automatische Übertragung von Stunden?

Um die Einstellungen für die Übertragung von Stunden zu verwalten, gehen Sie auf Verwalten und wählen Sie das gewünschte Up-to-date Abonnement aus.

Dort können Sie für jedes Wissensmodul einstellen, wie viele Stunden automatisch übertragen werden können. Die maximale Stundenzahl, die übertragen werden kann, orientiert sich an den gesetzlichen Weiterbildungsanforderungen. Sie können also nie mehr Stunden übertragen als erlaubt.

Die für jedes Wissensmodul eingestellte Stundenzahl gilt für alle Mitarbeiter, für die die entsprechenden Wissensmodule aktiviert wurden. Es ist nicht möglich, diese individuell oder pro Team festzulegen.

Nach der Übertragung sind die Stunden auch sofort im Wissensmonitor und dem Compliance Monitor des neuen Jahres sichtbar. Und natürlich auch auf der Bescheinigung, wenn Sie diese für das neue Jahr erstellen.  

Die Anzahl der übertragenen Stunden ist also die Startzahl für das neue Kalenderjahr.

Werden alle erlaubten Stunden automatisch übertragen?

Auf keinen Fall! Wenn ein Arbeitnehmer einen geringeren Überschuss an Stunden hat, als übertragen werden kann, werden nur die überschüssigen Stunden übertragen. Es werden also niemals Stunden übertragen, die nicht als Überschuss vorhanden sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer immer die gesetzlich vorgeschriebenen Weiterbildungsstunden und -anforderungen erfüllt.  

Beispiel

Angenommen, ein Mitarbeiter muss mindestens 30 Stunden pro Jahr absolvieren, um die gesetzlichen Weiterbildungsanforderungen zu erfüllen. Der Mitarbeiter hat 35 Stunden erreicht, und der Vorgesetzte hat eine Obergrenze von 10 zu übertragenden Stunden festgelegt. Dann werden in diesem Beispiel maximal 5 Stunden auf das folgende Jahr übertragen. 

Der Arbeitnehmer erfüllt also weiterhin die gesetzlichen Anforderungen mit 30 Stunden und beginnt das neue Jahr mit 5 Fortbildungsstunden.

Wann werden die Stunden übertragen?

Die automatische Übertragung findet am 1. Januar eines jeden Jahres statt. NACH der Erstellung der Jahresbescheinigung. Denn trotz der Übertragung der Stunden, wurden diese im Vorjahr erworben. Das heißt, die Stunden gehören auf die Bescheinigung des Jahres, aus dem sie übertragen wurden.

Können übertragene Stunden zurückübertragen werden?

Sobald die Übertragung erfolgt ist, kann die Anzahl der übertragenen Stunden nicht mehr rückwirkend geändert werden. Für ein nachfolgendes Kalenderjahr kann die Anzahl der zu übertragenden Stunden natürlich wieder zurückgesetzt und/oder angepasst werden.

Können Mitarbeiter Stunden manuell übertragen?

Wie Sie vielleicht wissen, können Mitarbeiter die Funktion Skills nutzen, um an anderer Stelle absolvierte Schulungen hinzuzufügen. Sie können diese Funktion auch nutzen, um Stunden manuell zu übertragen. 

Ein Glücksfall für Situationen, in denen Sie die Stunden nicht automatisch, sondern zufällig übertragen möchten. Über die Funktion Personalisieren können Sie die manuelle Übertragung von Stunden auch sperren.

Wer kann die Einstellungen für die Zeitübertragung verwalten?

Sie können festlegen, wer die Einstellungen der Fortschrittskontrolle verwalten darf. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Administrator: Der Administrator darf die Einstellungen ändern. Dies ist die Standardeinstellung.
• Manager Up-to-date: Manager Up-to-date dürfen die Einstellungen ändern.